POLÍTICA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA PRIVACIDAD Y SEGURIDAD DE DATOS

Datos de la empresa

Nombre: Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC
Razón social: Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC S.A.S
Dirección: Carrera 15 # 74 – 45 oficina 401 edificio Venus. Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: patricia.cornejo@pcsoluciones.com.co
Teléfono: +571 7043420

Responsable de la administración, comunicación y consulta de datos

El responsable de los datos obtenidos por Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC es la gerente, Patricia Cornejo González.

Glosario

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto de datos organizados de forma lógica y relacional.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. Las definiciones incluidas en este documento se basaron en la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales.

Fecha de entrega y realización de la política

La fecha de entrada en vigencia de la política del tratamiento de datos de la empresa es 18 de marzo de 2016, y estará vigente por los próximos diez años.

Condiciones de los usuarios

Para efectos de la utilización de la información que se encuentra bajo custodia de la empresa, se dispone que cualquier persona natural o jurídica que trabaje en la compañía y quiera utilizar la información, deberá hacerlo con permiso exclusivo del responsable de la custodia de las bases de datos.

Principio de acceso y circulación restringida

El tratamiento de la información se sujeta a los límites de las disposiciones de la ley y la constitución. En consecuencia, el tratamiento de la información sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o personas previstas en la ley. La información pública no podrá estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad

La información está sujeta al tratamiento de Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC; este principio se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad

Todas las personas que en Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a la información de cualquier tipo, que se encuentre en las bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros toda información que llegaren a conocer.

Derechos del titular de la información

El titular tiene derecho a:

Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales a Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, cada vez que el titular lo requiera, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Deberes de Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC del tratamiento de datos

Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC reconoce la titularidad que los datos personales ostentan las personas y, en consecuencia, ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos.
Por lo tanto, Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente.

Prueba de la autorización

Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, la empresa podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa.

Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Por lo tanto, la empresa establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse,por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto Solucionesen epidemiología y salud ocupacional PC deberá cesar de cualquier actividad de tratamiento de losdatos; y por otra parte, de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán éstos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios,entre otros. En este último caso, la empresa podrá continuar tratando los datos personales paraaquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo

El tratamiento de los datos personales de los empleados, clientes, proveedores y/o contratistas, o de cualquier persona con la cual Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que la regula. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por el área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC.
Cumplir las normas aplicables a clientes, proveedores y contratistas, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC.
Mantener en contacto a empleados, ex empleados o profesionales afines
Informar sobre oportunidades de empleos, ferias, seminarios u otros estudios a nivel local e internacional.
Cumplir todos sus compromisos contractuales.

Aviso de privacidad

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
Los derechos del titular.
Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política detratamiento de información.
Dar respuesta relativa a las preguntas sobre datos sensibles.

Garantías del derecho de acceso

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en cualquier momento.

Procedimiento para la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos.

Consultas:

Los titulares podrán consultar su información personal que repose en Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC garantiza:

Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los dos días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Registro nacional de base de datos

Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, que es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento de datos personales que operan en el país; y que es de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

Seguridad de la información y medidas de seguridad

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Soluciones en epidemiología y salud ocupacional PC adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Requerimientos legales y otros

Constitución política, articulo 15
Ley 1266 de 2008.
Ley 1581 de 2012.
Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.